사회생활을 하다 보면 꽤 많은 문서를 작성하게 됩니다. 대표적으로 업무 중 보고 사항이나 학업 생활 중 리포트 작성 등도 모두 문서 작업의 한 종류입니다. 실제로 생각해보면 하루에도 무수히 많은 문서를 작성하게 될 것입니다.
필자도 그동안 꽤 많은 문서를 작성하면서 문서 작성 효율에 대해 고민해봤습니다. 제가 얻은 가장 좋은 방안은 서식과 본보기(샘플)가 있는 것입니다. 물론 문서 작성의 창의력을 떨어뜨릴 수 있는 요소지만, 프로젝트 제안이나 수주가 아닌 문서라면 특별히 창의력을 필요로 하는 분야는 많지 않을 것 같습니다.
오늘 소개하는 대통령 보고서는 참여정부 시절의 대통령 비서실 보고서 품질향상 연구팀에서 보고서를 효과적으로 작성하는 방법 등을 요약해 놓은 서적입니다. 기본적인 서식과 문서의 샘플을 제공하니 문서작성(보고서)에 도움이 될 것입니다.
The Book INSIDE
[제목] 대통령 보고서
[평점] ★★★★☆
[저자] 노무현대통령 비서실 보고서 품질향상 연구팀
[링크] 도서소개 | 미리보기
위즈덤하우스 | 2007-07-13
반양장본 | 285쪽 | 223*152mm (A5신) | ISBN(13) : 9788960860292
노무현대통령 비서실 보고서 품질향상 연구팀
대통령비서실 보고서 품질향상 연구팀(이하 ‘보고서 연구팀’)은 2005년 4월 대통령비서실의 혁신담당관들이 주축이 되어 구성된 혁신동아리이다. 2007년 6월 현재 대통령비서실 내에는 모두 20여 개의 자발적인 혁신추진 조직인 학습(혁신)동아리가 활발하게 활동하고 있다. 이 중 보고서 연구팀은 수석급 1명, 비서관급 3명, 행정관급 5명으로 시작한 작은 팀이지만, 인사·홍보·안보·혁신 등 여러 분야에서 보고서 작성의 노하우를 갈고닦아온 정예 멤버로 구성되어 있다. 이 책의 바탕이 된 「보고서작성 매뉴얼」은 2005년 4월부터 10월까지의 활동으로 만들어진 성과물이며, 보고서 연구팀은 2005년 대통령비서실 혁신성과평가대회에서 1등을 하고 정부공통혁신과제 우수사례로 선정되는 등의 성과를 얻었다. 「보고서작성 매뉴얼」은 청와대 업무관리시스템에 표준으로 채택되었고, 중앙공무원교육원에서 사이버과정으로 개설되어 운영되고 있다.
보고서란?
사전적인 정의로 보면 다른 사람에게 보고하기 위한 목적으로 작성하는 문서를 말합니다.
아마도 실제 생활에서 가장 빈번하게 사용하는 문서가 아닐까? 라는 생각을 해봅니다. 학창시절에 제출했던 숙제도 일종의 보고서라 볼 수 있고, 회사에서 상사에게 제출하는 문서 대부분도 보고서입니다.
이처럼 많이 접하는 보고서 작성이 쉬울까요? 보고서 작성이 쉽다고 자랑스럽게 말을 할 수 있는 사람이 몇이나 될까요?
청와대에서 일하시는 분들은 대부분 대한민국의 엘리트들입니다.
이 책에서 소개한 일화를 살펴보면, 문서를 작성하면서 엄청나게 대통령님께 꾸지람을 들었음을 알 수 있습니다. 이렇게 뛰어난 분들도 대통령에게 많은 꾸지람을 듣게 됩니다. 처음에는 보고서를 작성할 때마다 괴로웠을 것 같습니다. 아마도 보고서를 제출할 때마다 식은땀을 흘렸겠죠. 하지만 결과적으로 꾸지람을 듣게 된 후, 지속적인 개선을 통해 보고서 작성 수준이 향상되었으니 개인적으로는 큰 메리트가 있었을 것 같습니다. 또한, 이 책이 세상에 빛을 보게 된 것 같기도 합니다.
좋은 글이란?
좋은 글을 작성하는 것은 매우 어려운 일입니다.
외국에서는 문서 작성법이 수업으로 있을 만큼 중요하게 생각하는 부분이기도 합니다. 물론 우리나라도 대학가에서 정식과목으로 채택하는 비중이 점점 늘어나고 있으며, 최근 논술의 중요성도 주목받고 있으니 앞으로 다양한 교육을 받을 수 있을 것 같습니다.
좋은 글이란?
제가 생각하는 좋은 글은 글의 주제가 뚜렷해야 하고, 앞과 뒤의 인과관계가 매끄러워야 합니다1. 글의 종류에 따라 다르겠지만, 독자에게 메시지를 효과적으로 전달해야 하기 때문입니다. 논리적으로 앞뒤가 맞지 않고, 주제에 벗어나거나 여러 가지 주제가 있다면 독자들은 글을 읽기가 정말로 어렵기 때문이지요.
보고서는 일반적인 글쓰기보다 더 어려운 작업입니다.
왜냐하면, 보고서는 위와 같은 다양한 글을 읽고, 분석하여 저자가 작성한 글의 핵심을 파악하여 보고서를 받는 사람이 직관적으로 이해할 수 있도록 작성해야 하기 때문입니다.
대통령 보고서는 보고서를 효과적으로, 명확하게 작성할 수 있도록 도와주는 지침서로서의 역할을 수행합니다. 물론 청와대에서 생산하는 문서이기 때문에 일반적인 상황과는 다른 부분이 존재하지만, 보고서의 원리, 원칙은 같기 때문에 해당 업무에 알맞게 수정하여, 적용하면 될 것입니다.
마치면서
개인적으로 문서 작성과 관련하여 추천하고 싶은 책이 몇 권 있습니다. 대통령 보고서도 추천하는 서적 중의 하나입니다. 개인적으로 비즈니스 업무를 수행한다면, 이 책을 읽어야 한다고 생각합니다. 반드시 이 책이 아니라 글을 효율적으로 작성하는 법과 관련된 서적이면 되겠지요.
좋은 서식과 샘플이 있더라도, 기본적인 작문 실력은 필요합니다. 작문은 이른 시일 안에 향상될 수 있는 분야는 아닙니다. 다독과 연습, 그리고 다양한 경험이 필요합니다. 그러므로 다양한 작문 교육을 통해 지속해서 학습을 해야 한다고 생각합니다.
제 주변의 많은 분이 문서 작성을 비효율적으로 생각하고 있습니다. 문서 작성이 비효율적인 것이 아니라, 비효율적인 문서를 작성하고 있는 것이 아닌가? 라는 의문을 가져야 한다고 생각합니다. 이 책을 통해, 효율적인 문서 작성에 한 걸음 다가가셨으면 좋겠습니다.
- 논리적으로 모순이 없어야 합니다. [본문으로]